Presseeinladung oder Pressemitteilung schreiben – so geht’s

Die Pressemitteilung und die Presseeinladung sind der erste Kontakt zur Redaktion, um für ein Thema die gewünschte Aufmerksamkeit zu bekommen. Gerade deshalb ist es entscheidend wichtig, die Informationen optimal auszuwählen und zu präsentieren.

Journalisten und Redaktionen leben von guten Themen und Informationen. Sie sind offen für Pressemitteilungen und Einladungen. Doch nicht nur der Termin muss gut vorbereitet sein, wenn die Einladung schlecht formuliert ist, sinkt die Chance auf eine Veröffentlichung in den Medien. Zahlreiche Ratgeber sind inzwischen nicht mehr zeitgemäß.

Inhalt: Presse einladen oder informieren

• Sonderfall: Presseeinladung und Corona
  • Digitales Gespräch
  • Treffen trotz Corona
• Infos in die Mail
• Mitteilung, Einladung oder Ankündigung
• Neutrale Anrede
• Betreff der Presseinladung oder – mitteilung
• Wesentliche Fakten und Aussagen
• Presseeinladung möglichst kurz
  • Fotos: Alt-Tag und Rechte
  • Videos: Link auf die Webseite
• Kontaktdaten angeben
• Zeitpunkt der Veröffentlichung
• Pressemitteilung schreiben lassen
• SEO in Pressemitteilungen

Sonderfall: die Presseinladung während der Corona-Pandemie

Eine Presseeinladung zur Corona-Zeit sind schwierig. Sie müssen nicht nur die grundsätzlichen Regeln beachten, sondern vor allem auch, ob und wie sie einladen.

Presseeinladung zum digitalen Gespräch

Ob Skype , Jitsi oder Teams: Pressekonferenzen per Videochat sind seit dem Ausbruch der Pandemie inzwischen etabliert. Entscheiden Sie vorher, ob sie den Link und die Zugangsdaten zur Konferenz direkt mitschicken. Wenn sich die Teilnehmer anmelden sollen, markieren Sie den Hinweis. Der Ablauf ist mit mehr Aufwand verbunden, dafür behalten Sie stärker die Kontrolle, wer teilnimmt.

Machen Sie sich vorher Gedanken, welche zusätzlichen Medien Sie den Gästen zur Verfügung stellen können und wollen. Vor allem Fotos sollten als Angebot selbstverständlich sein. Geben Sie den Teilnehmern bereits vor der Anmeldung Infos, welche zusätzlichen Services Sie anbieten.

Presseeinladung zum Treffen während Corona

Wenn es gar nicht anders geht, und Sie die Presse zu einem Vor-Ort-Termin einladen, machen Sie deutlich, dass und wie sie die Corona-Schutzbestimmungen einhalten. Denken Sie vorher daran, ob sich zeitliche Abläufe verändern können und weisen Sie die Journalisten darauf hin.

Infos in den Text der E-Mail

Unabhängig von der Pandemie gilt: verschicken Sie Presseinformationen immer per E-Mail, Fax und Brief stammen noch aus dem letzten Jahrtausend. Formulieren Sie den Text mit einem anderen Programm, aber noch einmal: Fakten gehören direkt in die Mail und nicht in den Anhang.

Pressemitteilung, Presseeinladung oder Presseankündigung?

Doch bevor Sie anfangen zu schreiben, machen Sie sich klar, was für eine Presseinformation sie formulieren. Grundsätzlich gibt es drei Arten:

1. Die Pressemitteilung beinhaltet Informationen über neue Produkte oder Dienstleistungen, oder ein Ereignis. Die Medien sollen sie möglichst veröffentlichen. Noch besser ist es, wenn die Redaktion auf Grundlage der Mitteilung einen eigenen Artikel recherchiert und schreibt.
2. Die Presseeinladung dient dazu, Medien zu einem Termin oder eine Veranstaltung einzuladen. Sie sollen über Ihr Thema berichten. Dies kann zum Beispiel eine Pressekonferenz oder eine Tagung sein. Die Presseeinladung führt in das Thema ein, die wesentlichen Informationen geben Sie auf dem Termin.
3. Die Presseankündigung ist mit der Bitte verbunden, auf einen Termin hinzuweisen. Dies kann mit einer Einladung verbunden sein, muss aber nicht. Die Presseankündigung enthält alle wesentlichen Fakten und Aussagen für die Berichterstattung.

Grundsätzlich lassen sich alle drei Formen miteinander kombinieren.

Neutrale Anrede

Wählen Sie eine neutrale Anrede, auch wenn viele Ratgeber die persönliche Ansprache empfehlen. Tatsächlich gehören Kontaktpersonen in den Presseverteiler für einen Anruf in der Redaktion, nicht aber in einen Pressetext oder das Anschreiben. Die Presseeinladung schicken Sie in die Redaktion. Sie geht dann (hoffentlich) durch mehrere Hände. Ersparen Sie sich Missgeschicke, indem Namen erst erfragen und falsch wiedergeben.

Betreff der Pressemitteilung besonders beachten

Die Betreffzeile muss aussagefähig sein. Sie ist mit einer guten Überschrift oder Schlagzeile vergleichbar. Hier entscheidet sich oftmals, ob die Pressemitteilung gelesen wird. Sie beinhaltet

• bei Veranstaltungen das Datum und den Ort und
• das Thema.

Dies gilt insbesondere für kurzfristige Einladungen. Redakteurinnen und Redakteuren oder Redaktionsassistinnen und Redaktionsassistenten sortieren Pressemitteilungen. Für sie ist es eine erhebliche Arbeitserleichterung, wenn sie die die Einladung ablegen können, ohne die Mail öffnen zu müssen.

Beispiele für gute Betreffzeilen

• Kita-Anmeldung in Hagen ab 01.10.
• 06.10., 9:00 Uhr – Process 2018 – Interaktives Festival Dortmund.
• Papierboot Regatta im Stadtbad Schwerte – 20.10., 13:00 Uhr
• 21.10. – 18:00 Uhr – Kiss Me Kate – Musical – Theater Hagen

‚Hinweis auf eine Veranstaltung“ oder „PM Themenführung‘ sind unbrauchbar.

Nur wesentliche Fakten und Aussagen

Für alle Texte, nicht nur für eine Pressemitteilung oder Presseeinladung gilt: Sie sollten so kurz wie möglich sein: Aber ob Einladung oder Mitteilung: die sieben journalistischen Ws müssen beantwortet werden:

Wer, Was, Wo, Wann, Wie, Warum, Woher

In der folgenden Tabelle ist ein Beispiel mit den Fakten aufgeführt:

Gehen Sie auf Besonderheiten am Ende des Textes ein.  Ein Jubiläum, eine zusätzliche Spendenaktion oder das besondere Ambiente kann zum Beispiel den Ausschlag geben, warum von und über Ihre Veranstaltung berichtet wird. Präsentieren Sie Ihr Anliegen positiv. Aber übertreiben Sie es nicht, aus dem örtlichen Fußballverein wird nicht der BVB, nicht einmal Arminia Bielefeld oder der SC Paderborn.

Inhalt der Mitteilung so kurz wie möglich

Vermeiden Sie Phrasen und überflüssige Informationen. ‚Ich freue mich schon darauf. Dies wird erneut eine schöne Gelegenheit sein, Musterstadt von seiner attraktivsten Seite zu präsentieren‘, sagt Bürgermeister Max Mustermann. Sicherlich möchte der Bürgermeister, Geschäftsführer oder Vereinsvorstand möglichst im Text genannt werden. In dem Beispiel ist die Aussage aber verzichtbar, weil sie selbstverständlich ist. Anders ist das, wenn der Bürgermeister sich zum Beispiel zu einem neuen Spielplatz oder einer KiTa äußert. Die Pressemitteilung erhält dadurch zusätzliches Gewicht.

Sätze wie ‚Gestern noch Regen, heute wieder strahlender Sonnenschein, das Wetter hält immer wieder eine Überraschung bereit. Genauso spannend und abwechslungsreich wie das Wetter der letzten Tage ist auch das neue Programm‘, sind zwar nett, aber leider sinnlos.

Das gilt auch für ‚anhängende Pressemitteilung übersende ich Ihnen zur Kenntnisnahme und mit der Bitte um Veröffentlichung‘. Doch selbst größere Unternehmen, Agenturen und Verwaltungen verwenden diese Phrasen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist die gute Struktur des Textes. Die wichtigsten Informationen stehen am Anfang. Wie bei Nachrichten kann der Beitrag von hinten gekürzt werden. Pressemitteilungen und Nachrichten sind mit suchmaschinenoptimierten Texten vergleichbar. SEO-Texte sollen ein Thema umfassend umschreiben, aber auch da kommt es darauf an, für den Leser zu schreiben und die Informationen gut zu gliedern. Zwischenüberschriften lockern das Bild auf und ermöglichen es, den Inhalt schneller zu erfassen.

Fotos: Alt-Tag und Rechte beachten

Wenn Sie Fotos zur Pressemitteilung verschicken, notieren Sie die Bildinformationen ebenfalls in der E-Mail. Es sind:

• Bildunterschrift
• Alt-Tag (der das Bild beschreibt)
• Bildrechte

Geben Sie der Bilddatei einen aussagekräftigen Namen, „DSC_321.jpg“ bringt den Leser nicht weiter.

Eine elegante Lösung ist es, die Fotos nicht mit der Mail zu verschicken, sondern als Deeplink auf der Unternehmens- oder Vereinsseite anzubieten. Genauso können Sie auch mit Flyern und zusätzlichen Angaben verfahren. Wenn weitere Infos in die E-Mail sollen, dann hängen Sie ein PDF-Dokument an.

Videos: Verlinken Sie auf ihre Homepage

Mit einem Video lassen sich viele Dinge viel einfacher zeigen, als mit einem Text oder einem Foto. Inzwischen ist es kein Problem mehr, sogar mit einem Smartphone hochwertige Info-Clips zu drehen. Verlinken Sie zu Ihrer Homepage.

Kontaktdaten angeben

Auch die beste Pressemitteilung oder Presseeinladung ist nicht für jeden Journalisten perfekt. Das liegt unter anderem daran, dass Sie die Informationen auswählen müssen, damit die Pressemitteilung nicht zu lang wird. Im besten Fall haben Sie das Interesse der Redaktion geweckt und sie will über Ihr Anliegen berichten und einen Termin vereinbaren. Allein dafür benötigen Sie einen Ansprechpartner. Geben Sie deshalb immer vollständige Kontaktdaten weiter und sehen Sie zu, dass Sie erreichbar sind.

Zeitpunkt der Veröffentlichung

Eine weitere wichtige Frage ist, wann die Mitteilung, Ankündigung oder Einladung verschickt werden soll. Leider ist ein präzise Antwort darauf nicht ganz einfach, denn es hängt davon ab, wo die Informationen veröffentlicht werden sollen.

Vorlaufzeit von mindestens vier Wochen

Für die Tipps und Termine der Lokalzeit OWL im Westdeutschen Rundfunk haben wir einen Vorlauf von mindestens vier Wochen. Die lange Zeitspanne ist einfach erklärt.

• Bis zu einer Woche vor der Veranstaltung ist die Ausstrahlung der Tipps.
• Zwei Wochen vor der Ausstrahlung werden die Tipps geschnitten. Das geschieht in Randzeiten, da es sich um ein regelmäßiges Format handelt.
• Drei Wochen vor der Sendung werden die Tipps gedreht, Archivmaterial wird herausgesucht und  Footage angefragt.
• Vier Wochen vor der Ausstrahlung entscheidet die Redaktion welche Tipps in die entsprechenden Sendungen sollen.

Auch Magazine haben lange Vorlaufzeiten, der Redaktionsschluss steht im Regelfall im Impressum, außerdem benötigen die Redakteure noch die Gelegenheit zu entscheiden, zu recherchieren und zu schreiben.

Zu aktuellen Themen kurzfristig einladen

Auf der anderen Seite reicht es, zu einer aktuellen (!) Pressekonferenz zwei bis drei Tage vor dem Termin einzuladen. Das kann zum Beispiel zu einem Bürgerbegehren oder die Vorstellung einer großen Veranstaltung sein.. Grundsätzlich sollten sie die Informationen aber so früh wie möglich verschicken. Eine gute Redaktion führt einen Kalender, so dass keine Themen untergehen.

Sonderfall Pressemitteilung

Für eine Pressemitteilung gelten jedoch andere Regeln. Gerade bei Themen, die für die Redaktion nicht zwingend sind, lohnt es sich einen guten Zeitpunkt zu wählen. So können es während der Schulferien oder rund um die Feiertage auch Themen in die Zeitung, ins Fernsehen oder Radio schaffen, die sonst keine Chance gehabt hätte.

Pressemitteilungen schreiben lassen.

Im Regelfall lohnt es sich nicht, die Presseinformation schreiben zu lassen. Denn zusätzlich zu den Kosten für die Arbeit kommt der Zeitaufwand, dem Texter die notwendigen Informationen zu geben. Wenn Sie auf die Betreffzeile  achten und die W-Fragen berücksichtigen, ist ihre Information schon überdurchschnittlich gut.

SEO-Beratung als Teil der Öffentlichkeitsarbeit

Anders ist das, wenn Sie thematisch arbeiten. Dann benötigen Sie nicht nur die richtigen Texte für die Medien, sondern auch suchmaschinenoptimiert für ihre Internetseite und zusätzlich für den Social-Media-Auftritt. Der erste Schritt dafür ist die Keyword-Recherche.

Wenn Sie weitere Informationen, Schulungen oder Pressemitteilungen benötigen, sprechen Sie mich an. Sie erreichen mich telefonisch oder können mir eine E-Mail schicken.